Celem procedury jest poinformowanie Klientów Księgowość Millennium o prawidłowym sposobie przechowywania dokumentacji księgowej.
Dokumenty księgowe to :
- KPIR
- Deklaracje podatkowe
- Ewidencje (wyposażenie, środków trwałych)
- Rejestry VAT
- Dowody księgowe
- Dokumenty intwenatryzacyjne
- Zeznania roczne
- Faktury/rachunki/paragony
- Inne dowody księgowe
1. Sposób i okres przechowywania dokumentów:
✔ Dokumenty podatkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (termin złożenia rozliczenia rocznego / korekty rozliczenia rocznego)
Przykład
Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy w 2019 i w 2020 roku złoży za niego rozliczenie roczne. Dokumentację podatkową, związaną z rokiem 2019, jest zobowiązany przechowywać do końca roku 2025.
✔ Dokumenty kadrowe takie jak lista płac, karta wynagrodzeń czy inne dowody niezbędne przy ustalaniu podstawy świadczeń emerytalnych lub rentowych, należy przechowywać przez 50 lat.
✔ Dokumenty księgowe należy przechowywać w miejscu, o którym został poinformowany US (poprzez druk CEIDG).
✔ Dokumenty należy przechowywać tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny. Najlepszym rozwiązaniem będzie segregator.
✔ Dokumenty księgowe należy przechowywać w sposób zapewniający ochronę przed: a) Niedozwolonymi zmianami, b) Nieupoważnionym rozpowszechnieniem, c) Uszkodzeniem, d) Zniszczeniem.
✔ Dokumenty księgowe należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe.
✔ Faktury elektroniczne przechowuje się w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
UWAGA:
Należy pamiętać o ewentualnych karach. Podatnik, u którego stwierdzono brak dokumentów księgowych pomimo tego, iż nie upłynął jeszcze wspomniany okres przedawniania zobowiązania podatkowego, podlega karze grzywny.
2. Prawidłowy wygląd dokumentacji księgowej
✔ Po zakończeniu każdego miesiąca / kwartału należy wydrukować :
a) Wszystkie dokumenty sprzedaży
b) Dowody wewnętrzne
c) Naliczoną za dany miesiąc amortyzację
d) W przypadku zatrudnienia pracowników: listy płac, rachunki, umowy
e) Deklaracje podatkowe ( VAT, VAT-UE, PIT)
f) Rejestry sprzedaży VAT
g) Rejestry zakupu VAT
h) Księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów
✔ Dokumenty księgowe należy przechowywać chronologicznie według dat (od najstarszej na spodzie) z podziałem na okresy rozliczeniowe.
✔ Okresy rozliczeniowe powinny być od siebie oddzielone np. przekładką i opisane jakiego okresu dotyczą np. CZERWIEC 2019 / II Kwartał 2019
✔ Dokumenty księgowe powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją nadaną w KPIR ( widoczną na wydruku KPiR za dany okres) – najlepiej czerwonym kolorem w prawym górnym roku
✔ Dokumenty księgowe powinny być ponumerowane zgodnie z numeracją nadaną w rejestrach VAT ( widoczną na wydruku Rejestr VAT sprzedaży i zakupu dany okres) – najlepiej zielonym kolorem w prawym górnym roku
3. Kolejność przechowywania dokumentacji księgowej
a) Dokumenty sprzedaży, zakupu, dowody wewnętrzne ułożone chronologicznie
b) Rejestry sprzedaży oraz zakupu VAT
c) KPiR
d) Zaliczka na podatek dochodowy
e) Deklaracja VAT
f) Pozostałe deklaracje podatkowe ( np. VAT-UE, VAT-9M, VAT-8)
4. Jak prawidłowo w systemie Ksiegowość Millennium dokonać wydruków wszystkich niezbędnych dokumentów księgowych
a) Pobierz dokument KPiR ( Należy wejść w zakładkę Księgowość/KPIR, po lewej stronie należy zaznaczyć odpowiedni okres za jaki ma zostać wygenerowany dokument i wybrać KPiR wg kalkulacji PIT.
b) Wydrukuj KPiR / Ewidencję przychodów z zaksięgowanego miesiąca.
c) Wszystkie dokumenty księgowe ułóż zgodnie z wydrukiem KPiR w taki sposób, aby dokument o najniższym numerze (z najwcześniejszą datą) znajdował się na samym dole.
d) Na każdym dokumencie napisz numer z KPiR (trwale – np. czerwonym długopisem). Przykład Dokument znajdujący się w pierwszej pozycji w KPiR w miesiącu wrześniu 2019 należy oznaczyć: KPIR 1/09/2019
e) Wydrukuj rejestr zakupów i rejestr sprzedaży. Jeśli rozliczasz się kwartalnie, rejestry możesz drukować raz na kwartał.
f) Wydruk z KPiR oraz rejestru VAT zakupów i sprzedaży umieść na wierzchu dokumentów księgowych
g) Wydrukuj deklarację VAT i) Wydrukuj wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy (PIT-5 /PIT-5L/ PPE)
h) Wdrukuj pozostałe deklarację podatkowe (np. VAT-UE, VAT-9M, VAT-8)
i) Deklaracje podatkowe umieść na samej górze dokumentacji księgowej za dany okres UWAGA Dokumenty takie jak KPIR, Ewidencja Przychodów, Rejestry VAT, Deklaracja VAT, Deklaracja PIT-5, PIT 5-L, PPE otrzymasz również w wiadomość e-mail po zaksięgowaniu dokumentów i zamknięciu okresu rozliczeniowego przez Twoją księgową.
UWAGA:
Dokumenty takie jak KPIR, Ewidencja Przychodów, Rejestry VAT, Deklaracja VAT, Deklaracja PIT-5, PIT 5-L, PPE otrzymasz również w wiadomość e-mail po zaksięgowaniu dokumentów i zamknięciu okresu rozliczeniowego przez Twoją księgową.
