Sposoby przekazania faktur kosztowych w formie elektronicznej

W systemie Księgowość Millennium istnieją trzy sposoby na wgranie skanu.

1. Przycisk Wgraj Dokumenty po zalogowaniu się do Księgowość Millennium na komputerze
2. Wysyłka skanów na zdefiniowany w systemie adres email.
3. Wysłanie skanu do systemu za pomocą aplikacji mobilnej.

1. Przycisk Wgraj Dokumenty po zalogowaniu się do Księgowość Millennium na komputerze

W celu wgrania dokumentów do systemu należy:

1.  przejść do zakładki INBOX, a następnie kliknąć Wgraj Dokumenty. 
2. wybieramy czy chcemy wgrać dokumenty pojedynczy czy dokument zbiorczy.
3. po wybraniu właściwego pliku zostanie on przetworzony i pojawi się w INBOX-ie w zakładce Do zatwierdzenia, w której należy go zaakceptować jako dokument księgowy (faktury, paragony, rachunki, listy płac) lub jako Inne (wyciągi bankowe, oświadczenia, potwierdzenia, umowy).

2. Wysyłka skanów na zdefiniowany w systemie adres email

Skany faktur kosztowych można przekazywać do systemu poprzez wysłanie na uprzednio zdefiniowany adres e- mail. Istnieją dwie możliwości skonfigurowania adresu e-mailowego w systemie:

1. Po zalogowaniu do systemu należy przejść do zakładki Ustawienia/Email do przesyłania skanów i utworzyć adres e-mail.

2. W zakładce Inbox wybrać przycisk Skonfiguruj e-mail do przesyłania faktur pdf. 

W polu E-mail do skanów wpisać dowolny fragment tekstu. Po kliknięciu przycisku Zapisz, system doda do utworzonego tekstu ciąg znaków, aby adres był unikalny. W celu jego skopiowania należy wybrać szarą ikonę dokumentów znajdującą się z prawej strony wpisanego tekstu. 

W zakładce Inbox wybrać pozycję Wyślij fakturę na maila. 

Wszystkie faktury w formacie PDF przesyłane z prywatnej skrzynki na zdefiniowany adres trafią do zakładki Inbox. Maksymalny rozmiar pliku nie powinien przekroczyć 5 MB.

3. Wysłanie skanu do systemu za pomocą aplikacji mobilnej

1. Pobierz aplikację mobilną ze sklepu Google Play na telefonie typu Android lub ze sklepu App Store na telefonie typu iOS
2. Po zalogowaniu do Księgowości Millennium w przeglądarce internetowej wybierz Ustawienia, a następnie w sekcji Ustawienia biznesowe wybierz Aplikacja mobilna, kliknij WYGENERUJ KOD DO PAROWANIA. Pojawi się QR kod do połączenia z aplikacją mobilną.
   
   
   
   
3. Wejdź do aplikacji CashDirector - zdjęcia faktur + udostępnij księgowej na smartfonie, wybierz opcję skanuj QR code. Po najechaniu telefonem na kod, aplikacja potwierdzi poprawne zalogowanie i poprosi o ustawienie czterocyfrowego PINu. Wprowadź go dwukrotnie lub skorzystaj z opcji skanera linii papilarnych.
4. Aby dodać dokument kosztowy wejdź w opcję Dodaj wydatek, zrób zdjęcie faktury i kliknij Zapisz, aby aplikacja automatycznie przekazała zdjęcie dokumentu do systemu. Potwierdzenie wgrania zdjęcia otrzymasz mailem. Aby sprawdzić czy wszystkie faktury się wgrały wejdź w systemie w zakładkę Koszty/Faktury kosztowe lub Inbox/Wszystkie.